비지니스 영어 메일 (직급,줄임말,숫자,따옴표,시간..)

메일을 쓴다는 것은 본인이 몸담고 있는 회사에서 다른 업체와 주요 사항들을 언급하는 것입니다. 

즉, 요점을 알 수 없는 두리뭉실하고 길게만 쓰인 글은 좋지 않습니다.

   

글을 쓰고 있는 당신은 회사를 대표하거나 대신해 의견을 표출하는 것입니다.

메일의 작은 세세한 부분까지 신경써서 완성도 있는 메일을 보낼 수 있는 습관이 길들여져 있다면, 회사 내에서도 외부에서도 일 잘하는 직원으로 비출 수 있는 것이니 참고해 보시기 바랍니다.

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 비지니스 영어 이메일 쓸 때 가장 중요한 3가지만 명심하도록 합니다.

 

1. 간단 명료하게 쓴다. 
2. 전체적인 문맥에서 중요한 말을 서두에 두고, 본인이 원하는 핵심 먼저 말한다.
3. 메일 작성이 끝났으면, 작성한 내용을 처음부터 다시 한번 더 읽어보고 발송한다.

 

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   (1) 숫자 

• 간단한 것부터 시작해보자면 업체가 우리 회사에 방문 할 예정이라고 가정해 봅시다. 그래서 서울 중심에서 우리의 회사까지 얼마나 걸리냐고 물어본다면, 택시 탔을 경우 20km가 걸리는 상황을 얘기해준다고 했을 때, 굳이 twenties Km라고 풀어서 설명해 줄 필요는 없습니다. 명확하고 쉽게 숫자로 표기해 줍니다. 

twenty km (X)

20 km (O)

 

• 계약건으로 큰 액수를 언급하는 메일이라면 반드시 숫자 그대로 기입하도록 합니다.

1 million 234 thousand 567 (X)

1,234,57 (X)

 

안하면 좋은 점을 기억하는 것이 비지니스 메일을 쓰는데 더 편리하게 느껴지실 겁니다.

 

 

   (2) 따옴표 "__", '__'  

문장 끝에서 '점' 다음에 "따옴표"오는데 "따옴표"를 문장의 마지막에 두도록 합니다. 이렇게 하지 않았다고 해서 메일 내용을 전혀 이해하지 못하다거나 할 일은 전혀 없습니다. 알고만 있으면 되는 부분으로 기억하면 됩니다.

~~ "ABC company". (X)

"ABC company."  (O)

 

 

   (3) 시간 표기 

• 미국 업체와 메일을 주고받을 때, A.M.(오전)과 P.M(오후)과 같은 표현을 쓰는 것을 자주 보았습니다. 굳이 소문자로

We will arrive at 2pm. (X)	We will arrive at 2 o'clock. (X)
We will arrive at P.M. 2. (X)	We will arrive at 2:00 P.M. (O)

 

• 하루의 시작이자 끝일 수도 있는 12시를 봅시다. 오전 0시가 될 수도 점심시간인 12시가 될 수도 있습니다. 메일을 받은 사람이 12:00A.M.이나 12:00 P.M으로 읽게 된다면 시차의 이유로 어떤 기준의 시간을 말하는 것인지 충분히 혼란스러울 수 있는 상황이 됩니다. 그러니까 점심을 언급하고자 하는 경우에는 We will arrive at noon. 이런 식으로 쓰도록 합니다. 혹여나 애매하게 메일을 받더라도 혼자서 너무 고민하지 말고, 답장으로 (1)(2) 번 중 어떤 의미로 말하는 것인지 한 번 더 확인하고 싶다고 물어보면 됩니다.

• 정각인 시간을 말하고자할때는 위의 표처럼 o'clock은 쓰지 않습니다. 공식적인 비즈니스 이메일에서는 o'clock을 사용하지 않는 것이 좋습니다. 시차가 다른 나라의 업체와 이메일을 주고받을 경우가 대부분이므로 알아보기 쉽고 명확하게 표기하도록 합니다.

 

그렇다면 메일에서 자주 하는 실수를 몇 가지를 보겠습니다.

 

  

   (4) 인사말 

하루는 제가 몸담고 있는 회사에서 다른 프로젝트를 위해 미팅을 간 적이 있었습니다. 이처럼, 상황에 따라서 이와 같이 중간 업체에게서 다른 회사를 소개받을 때도 있습니다. 미팅 시에 실제로 처음 만나게 되었습니다.

이러한 경우, 회사 면접과 같은 미팅이 끝났을 시, 다음과 같은 친절한 인사말이 담긴 메일을 전할 수 있습니다.

  

• It was nice seeing you. [ 구면인 사람에게 ]

하지만 초면이라면,

 

• It was nice meeting you. [처음 만난 사람에게 ]

비슷한 표현이지만 뉘앙스의 차이에서 올바른 표현을 쓰도록 합시다.

 

 

 

   (5) 직급 

한국에서는 대표, 이사, 실장, 상무, 부장, 과장, 대리, 등등 직급의 종류가 너무나 많습니다. 보통은 처음 들어온 사원을 제외한 주임급 이상은 모두 Manager라고 부릅니다.

 

회사의 대표는 CEO를 제외한, 나머지 매니저 분들 중에서 한 프로젝트를 2명이서 맡는다고 해봅시다. 아래와 같이 구분하는 정도는 보았습니다.

 

• 팀에서 근무한 지 8년 차 - Senior Manager
• 또 다른 1명은 그 팀에서 근무한 지 1년 차라면 - Junior Manager 

하지만, 여기서 주의할 점은 아래와 같은 표현은 되도록이면 쓰지 않도록 합니다.

please sent it to my juniors  (X)

Please sent it to my collesague. (X)

 

• 한국에서는 '이 실장님, 박 대리' 이런 식으로 직급과 함께 성을 부르는 게 흔한 일입니다. 영어권에서 직접적으로 부르거나 메일에서는 순서를 바꾸도록 지칭하도록 합니다.

Park CEO (X)

CEO Park (O)

 

 

   (6) 괄호 띄어쓰기  

괄호 앞에서 띄어쓰기할 때가 종종 있습니다. 한국인들은 별로 신경 쓰지 않겠지만, 영어권에서는 띄어쓰기를 해주는 것이 메일에서 보기 더 좋습니다. 물론 이 띄어쓰기 하나를 안 했다고 해서 프로젝트를 진행하는데 문제가 있고 막대한 문제가 있는 것은 전혀 아니며, 참고만 해주시면 되겠습니다.

  

I must be conducted by your side(Design Team).  (X)

I must be conducted by your side (Design Team).  (O)

 

   (7) ASAP, FYI, ETA, ATTN, N/A

프로젝트를 진행할 때 여유로운 직장인은 많지 않을 것입니다. 일반적으로 회사에서는 적 은인원으로 최대한의 효과를 내고 싶어 하기 때문입니다.

저의 경우에도, 여유 있게 메일을 쓰고 일처리 하는 적은 많지 않았던 것 같습니다. 신속한 일처리는 또 다른 일을 할 수 있게 됩니다.

 

해외에서 입고되는 물건이 있을 경우에도 예상과 다르게 빨리 도착하는 경우는 많이 없습니다. 본인의 일처리 속도와는 상관없이 어떤 면에서는 지연되는 경우가 늘 많고 이것이 일반적인 일처리가 돼가는 듯합니다. 

 

아무래도 비즈니스 메일에서는 시간과 관련되는 내용을 자주 다루게 됩니다. 비즈니스 메일이 아닌, 지인에게 쓰는 간단 메일이라면 줄임말은 큰 상관이 없습니다.

 

프로젝트를 진행하는 데 있어 공식 중요 메일에서는 줄임말을 자제하는 것이 좋습니다. 이 글을 쓰면서 자주 쓰고 떠오른 줄임말을 적어보았습니다,

  

제 경험으로는 홍콩 쪽에서 줄임말을 정말 많이 사용하는 것 같습니다. 매년 보는 사람들이다 보니 메일을 자주 주고받은 사이라면 종종 쓸 일이 있으니 알고 있으면 좋습니다.

 

ASAP	As soon as possible
FYI	For your information
ETA	Estimated time of arrival
ATTN	Attention
N/A	not applicable
e.g.	예를 들어
i.e.	즉

 

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이 글에서 올린 내용들은 반드시 이렇게 해야 된다는 교과서적인 답변은 전혀 아닙니다. 단연컨대 위의 사항들을 모르는 상태에서 메일을 써도 일하는데 아무 지장이 없을 것입니다. 

 

매일 쓰는 비즈니스 메일에서 조금 더 완벽하게 하기 위한 정도로 참고하시면 좋을 것 같습니다.

  

메일의 목적은 이 글을 받고 읽는 사람에게 메시지를 정확하게 전달하기 위함임을 항상 생각해야 합니다.